Rubrique Activité pro : que l'entreprise ne se bloque pas
Indépendant, artisan, chef d'entreprise : ce qu'il faut écrire pour qu'une activité ne se bloque pas du jour au lendemain.
Quand un dirigeant est empêché, même quelques semaines, l'entreprise ne s'arrête pas d'exister : les échéances tombent, les salaires sont dus, les clients attendent. Ce qui s'arrête, c'est la capacité de quelqu'un d'autre à agir, parce qu'il n'a ni les accès, ni les contacts, ni le contexte.
Cette rubrique n'est pas réservée aux grandes structures. Un artisan seul, une profession libérale, une micro-entreprise : la difficulté est la même, et souvent pire, parce que tout tient sur une seule personne.
Pourquoi cette rubrique
- L'expert-comptable est le point d'entrée de toute l'administration de l'entreprise. Il sait ce que vous savez, ou presque.
- Un accès bloqué à un logiciel de facturation ou à la banque pro suffit à paralyser une activité pendant des semaines.
- Un nom de domaine non renouvelé fait disparaître d'un coup le site, les adresses email de l'entreprise et son référencement — et il repart à la vente.
- Vos souhaits de continuité — céder, transmettre, arrêter proprement — n'existent nulle part si vous ne les écrivez pas.
Les 11 types de fiches, remplies
Voici à quoi ressemble la rubrique « Activité professionnelle » une fois renseignée. Chaque fiche est un exemple fictif : vous n'êtes jamais obligé de tout remplir, et les informations sensibles sont chiffrées.
Entreprise / Société
Exemple- Nom de l'entreprise
- Atelier Dupont — menuiserie
- Forme juridique
- SARL
- SIRET / SIREN
- 123 456 789 00012
- Activité exercée
- Menuiserie sur mesure, agencement
- Où se trouvent les documents (statuts, Kbis)
- Statuts et Kbis dans le classeur vert de l'atelier. Copies numériques chez l'expert-comptable.
- Souhaits de continuité / reprise
- Priorité à la cession de l'activité plutôt qu'à la liquidation. Mon associé Marc a un droit de préférence. Les commandes en cours doivent être honorées.
Le détail qui compte — Le champ « Souhaits de continuité » est le cœur de cette rubrique. Dire « je souhaite que l'activité soit cédée plutôt qu'arrêtée, mon associé a un droit de préférence » vaut mieux que n'importe quel document introuvable.
Expert-comptable
Exemple- Cabinet / Nom
- Cabinet Vidal & Associés
- Interlocuteur
- M. Thomas Vidal
- Téléphone
- 02 99 55 66 77
- t.vidal@cabinet-vidal.example
- Notes
- Détient les statuts, les bilans depuis 2015 et gère les déclarations de TVA.
Le détail qui compte — S'il ne devait rester qu'une fiche dans cette rubrique, ce serait celle-ci. L'expert-comptable détient les statuts, les bilans, les déclarations, et sait à qui parler.
Banque professionnelle
Exemple- Désignation
- Compte professionnel de la SARL
- Banque
- Banque régionale — pôle entreprises
- IBAN / N° de compte
- FR76 9876 5432 1098 7654 3210 987
- Conseiller pro
- M. Julien Faure, 02 99 00 11 22
- Découvert / engagements en cours
- Découvert autorisé de 10 000 €. Caution personnelle sur le prêt matériel de 2021.
Le détail qui compte — Signalez les engagements en cours : découvert autorisé, caution personnelle, crédit-bail. Ce sont les lignes qui surprennent, parce qu'elles n'apparaissent pas sur un relevé ordinaire.
Associé / Partenaire
Exemple- Prénom & Nom
- Marc Léger
- Rôle / Part
- Associé, 40 % des parts
- Téléphone
- 06 22 33 44 55
- marc.leger@atelier-dupont.example
- Notes
- Un pacte d'associés prévoit un droit de préférence en cas de cession. Copie chez l'expert-comptable.
Le détail qui compte — Précisez la part détenue et ce qui est prévu entre vous. Un pacte d'associés qui existe mais que personne ne retrouve n'a aucun effet.
Salarié / Équipe
Exemple- Prénom & Nom
- Sarah Nguyen
- Poste
- Menuisière — chef d'atelier
- Téléphone
- 06 33 44 55 66
- Type de contrat
- CDI depuis 2018
- Notes
- Connaît tous les chantiers en cours. Capable de faire tourner l'atelier en autonomie.
Le détail qui compte — Les salaires et les cotisations ne s'interrompent pas. Notez qui peut, en pratique, faire tourner l'atelier ou le bureau quelques semaines.
Fournisseur / Client clé
Exemple- Nom
- Scierie du Val
- Relation
- Fournisseur principal — bois massif
- Contact
- M. Ferrand, 02 99 88 77 66
- Commandes / engagements en cours
- Commande de chêne livrable en mars, acompte de 3 000 € déjà versé.
Le détail qui compte — Un ou deux, pas trente : ceux dont la relation porte l'activité, ou dont une commande en cours engage l'entreprise.
Site internet / présence en ligne
Exemple- Nom du site
- Site vitrine de l'atelier
- Adresse (URL)
- https://atelier-dupont.example
- Hébergeur / Nom de domaine
- Hébergeur — nom de domaine renouvelé chaque année en septembre
- Identifiant administrateur
- contact@atelier-dupont.example
- Mot de passe
- ••••••••••(chiffré)
- Double authentification (2FA)
- Code par SMS. Codes de secours dans le classeur vert.
- Notes
- Le formulaire de contact du site arrive sur l'adresse contact@. Facture d'hébergement au 1er septembre.
Le détail qui compte — Le nom de domaine compte autant que le site : il se renouvelle tous les ans, et personne ne pense à le payer. Une fois expiré, il repart à la vente — l'adresse de l'entreprise, ses emails et son référencement disparaissent en même temps, souvent définitivement.
Email professionnel
Exemple- Adresse email
- contact@atelier-dupont.example
- Mot de passe
- ••••••••••(chiffré)
- Double authentification (2FA)
- Application d'authentification sur mon téléphone professionnel.
- Notes
- Adresse principale de l'entreprise, redirigée aussi vers Sarah (chef d'atelier). Sert d'adresse de récupération du logiciel de facturation.
Le détail qui compte — L'adresse professionnelle reçoit les devis, les commandes, les mises en demeure et les codes de vérification de tous les autres services. C'est, côté entreprise, la même clé de voûte que votre adresse personnelle côté privé.
Logiciel / Accès professionnel
Exemple- Outil / Service
- Logiciel de facturation et devis
- Identifiant de connexion
- contact@atelier-dupont.example
- Mot de passe / Code
- ••••••••••(chiffré)
- Double authentification (2FA)
- Aucune — mot de passe seul. Récupération par l'adresse contact@.
- Notes
- Contient tous les devis et factures depuis 2016. Abonnement annuel prélevé en janvier.
Le détail qui compte — Facturation, devis, banque, caisse. Sans ces accès, on ne peut ni encaisser, ni facturer, ni prouver ce qui est dû.
Assurance professionnelle
Exemple- Désignation
- Responsabilité civile pro + décennale
- Compagnie
- Assureur des artisans
- N° de contrat
- RC-2016-33810
- Couverture
- RC professionnelle et garantie décennale sur les chantiers réalisés.
Le détail qui compte — La responsabilité civile professionnelle et la garantie décennale survivent à l'activité. Elles peuvent être appelées des années après.
Autre élément professionnel
Exemple- Désignation
- Bail commercial de l'atelier
- Description
- Bail 3/6/9 signé en 2020, loyer 1 200 € par mois, échéance triennale en 2026.
- Notes
- Bailleur : SCI des Trois Chênes. Copie du bail dans le classeur vert.
Le détail qui compte — Bail commercial, licence, agrément, matériel en crédit-bail, adhésion à un ordre professionnel : ce qui conditionne le droit d'exercer.
Questions fréquentes
Je suis auto-entrepreneur, est-ce que ça me concerne ?
Oui, et sans doute plus qu'une société avec plusieurs associés : tout repose sur vous seul. Trois fiches — l'expert-comptable, la banque, le logiciel de facturation — suffisent souvent à débloquer une situation.
Mes données professionnelles sont-elles séparées de mes données personnelles ?
Elles sont dans une rubrique distincte de votre coffre, chiffrée comme le reste. Vous pouvez confier l'accès à cette rubrique à une personne différente de celle qui reçoit vos informations personnelles.
Pourquoi une fiche séparée pour le site internet et les emails pro ?
Parce qu'ils s'éteignent tout seuls. Un nom de domaine se renouvelle chaque année : sans paiement, le site tombe, les adresses en @votre-entreprise cessent de recevoir, et le domaine repart à la vente. Le récupérer ensuite est souvent impossible. Ces deux fiches disent où est l'hébergement, qui le paie et quand, et comment se connecter.
Cela remplace-t-il un mandat de protection future ou un pacte d'associés ?
Non. Ces actes ont une valeur juridique que votre coffre n'a pas. Prévenance facilite l'accès aux informations et aux documents ; il ne se substitue ni au notaire, ni à l'avocat.